0554M - Pengembangan Sistem Informasi - TP1W3

Melinda’s Gallery adalah sebuah gallery furniture yang berada di dearah Jakarta Barat. Melinda’s Gallery menjual berbagai macam furniture dengan sistem “made to order”. Di dalam Gallery hanya tersedia beberapa furniture sebagai contoh atau referensi bagi pembeli. Dengan perkembangan bisnis dan permintaan pasar yang semakin kompleks, Melinda’s Gallery mengingikan semua transaksi yang dimiliki terorganisir dengan rapi. Oleh karena itu, Melinda’s Gallery bekerja sama dengan Ant Consultant untuk merancang sebuah sistem informasi yang dapat menjadi keunggulan bisnis dari Melinda’s Gallery. Anda sebagai salah seorang karyawan Ant Consultant ditugaskan untuk membantu Melinda’s Gallery.

            Berdasarkan hasil wawancara dengan Melinda’s Gallery berikut adalah cakupan dari system yang akan dibuat :

            Bagi Anda yang berminat untuk memiliki furniture hasil karya Melinda’s Gallery dapat datang langsung ke Gallery. Furniture Assistant dari Melinda’s Gallery akan membantu Anda dalam menentukan furniture yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Furniture Assistant akan mulai menanyakan mengenai kebutuhan Anda dan menyarakan beberapa Furniture yang sesuai. Jika calon pelanggan memutuskan untuk memesan furniture dari Melinda’s Gallery maka Furniture Assistant akan mencatat pesanan pelanggan ke dalam Form Pemesanan. Namun karena banyak informasi yang harus dicantumkan maka dalam satu Form Pemesanan hanya akan berisi satu furniture saja. Beberapa informasi yang akan dicatat di dalam Form Pemesanan adalah nama pelanggan, alamat pelanggan, no telepon pelanggan, tanggal perkiraan furniture akan selesai, spesifikasi furniture yang dipesan, bahan baku utama dari furniture, jumlah pemesanan, gambar furniture yang dipesan, dan harga furniture.

            Pelanggan juga diwajibkan untuk melakukan pembayaran 50% dari total harga pemesanandi kasir. Untuk memudahkan proses pembayaran, Melinda’s Gallery mengijinkan melakukan pembayaran untuk beberapa Form Pemesanan sekaligus. Setelah pembayaran diterima , proses pemesanan akan dilajutkan ke bagian Workshop. Bagian Workshop bertanggung jawab untuk melakukan proses produksi hingga quality assuranceuntuk pemesanan furniture.

            Kepala Workshop akan mengecek pesanan yang masuk dan menghitung bahan baku yang diperlukan untuk setiap pemesanan ke dalam Catatan Bahan Baku. Catatan Bahan Baku ini mencatat informasi seperti no pesanan, bahan baku yang diperlukan, dan kuantitas bahan baku yang diperlukan. Bagian gudang akan mengeluarkan Bahan Baku berdasarkan Catatan Bahan Baku yang didapatkan dari Bagian Workshop. Bagian Gudang dapat menggabungkan beberapa Catatan Bahan Baku untuk diproses pengeluaran bahan bakunya. Bagian gudang akan mencatat Bahan Baku yang keluar ke dalam Surat Keluar Bahan Baku.

            Setelah semua bahan baku yang diperlukan sampai di Workshop, pengrajin akan mulai membuat furniture pesanan pelanggan. Setelah Furniture selesai, pengrajin akan melaporkan kepada Kepala Workshop. Kepala Workshop akan mengecek produk furniture yang dihasilkan oleh pengrajin. Jika telah sesuai dengan spesifikasi yang tertera pada Form

Pemesanan maka Kepala Workshop akan membuat Surat Penyelesaian Pekerjaandan akan diberikan kepada Furniture Assistant. Surat ini berisi mengenai tanggal penyelesaian furniture dan  pengrajin yang mengerjakan.

            Setelah Furniture Assistant menerima Surat Penyelesaian Pekerjaan, Furniture Assistant akan menghubungi pelanggan dan menginformasikan bahwa Furniture telah selesai serta meminta pelanggan untuk melakukan pelunasan pembayaran. Setelah Pembayaran pesanan lunas, Furniture Assistant akan menginformasikan kepada Bagian Pengiriman untuk melakukan pengiriman barang. Setiap barang yang dikirim akan disertakan dengan Surat Jalan.

            Setiap bulan Kepala Workshop akan membuat laporan mengenai kinerja masing-masing pengrajin berdasarkan jumlah furniture yang diselesaikan oleh pengrajin. Manajer Gallery akan membuat laporan mengenai kinerja penjualan dari setiap Assistant Furniture. Hasil dari laporan ini akan digunakan sebagai bahan untuk evaluasi baik Assistant Furniture maupun Pengrajin.

            Karena lokasi baik Gallery, workshop, dan gudang bahan baku yang dimiliki oleh Melinda’s Gallery berbeda maka pemiliki Melinda’s Gallery menginginkan sistem informasi yang berbasis website. Kecepatan proses informasi juga menjadi hal utama bagi Melinda’s Gallery. Karena karyawan Melinda’s Gallery rata-rata berpendidikan SMA, maka pemiliki juga menginginkans sistem informasi yang sederhana, mudah dipelajari , serta mudah digunakan oleh karyawan Melinda’s Gallery.

Berdasarkan narasi diatas Anda diminta untuk membuat :

1.      Tentukanlah Functional dan Non Functional Requirement dari Melinda’s Gallery

2.      Tentukanlah Stakeholders dari sistem informasi yang akan digunakan oleh Melinda’s Gallery

3.      Berdasarkan narasi di atas buatlah Activity Diagram untuk proses bisnis yang berjalan di Melinda’s Gallery

Jawaban :

1.      Functional dan Non Functional Requirement dari Melinda’s Gallery.

Functional Requirement dari Melinda’s Gallery sebagai berikut :

-          Adanya form pemesanan sistem sebagai sarana mencatat pesanan pelanggan yang berisi nama pelanggan, alamat pelanggan, no telepon pelanggan, tanggal perkiraan furniture akan selesai, spesifikasi furniture yang dipesan, bahan baku utama dari furniture, jumlah pemesanan, gambar furniture yang dipesan, dan harga furniture.

-          Adanya mekanisme pembayaran untuk pelanggan melakukan pembayaran untuk beberapa form pemesanan sekaligus. Dan pembayaran untuk pesanan harus 50 %.

-          Bagian workshop bisa membuat catatan bahan baku untuk memesan bahan –bahan yang berisi no pesanan, bahan baku yang diperlukan, dan kuantitas bahan baku yang diperlukan.

-          Bagian gudang dapat menerima pesanan dari bagian workshop kemudian mengeluarkan barang - barang sesuai dengan yang dipesan dan dibuatkan surat keluar bahan baku.

-          Sistem dapat membuat surat penyelesaian pekerjaan dan akan diberikan kepada Furniture Assistant sebagai informasi bahwa pesanan sudah selesai dibuat.

-          Pelanggan mendapat notifikasi jika pesanannya sudah selesai dibuat agar dia dapat menyelsaikan sisa pembayaran.

-          Membuat surat jalan untuk bagian pengiriman agar barang agar dapat segera dikirim.

-          Adanya laporan hasil kinerja yang nantinya dapat dijadikan bahan evaluasi

Non Functional Requirement dari Melinda’s Gallery

-          Sistem pemesanan yang mudah diakses dan informasi yang jelas akan produk.

-          Dapat  menghendle banyak pesanan sekaligus.

-          Bahan baku pembuatan furniture sesuai dengan yang diinginkan oleh pelanggan.

-          Hasil dari pesanan sesuai dengan apa yang dipesan.

-          Sistem yang mudah digunakan.

2.      Stakeholders dari Melinda’s Gallery adalah

-          User : Pelanggan dari Melinda’s Gallery dan karyawan Melinda’s Gallery

-          Clients : Pemilih Melinda’s Gallery

-          Technical staff : system analyst, system designer, developer, dll dari Ant Consultant.

3.